如何做好合同管理工作？

在了解如何做好合同管理工作之前，要先了解公司合同管理流程，一般来说，公司合同管理流程可以被分为合同准备、合同签署、合同履行、合同归档四个阶段。在每个阶段，合同管理都会遇到不同的问题。

1.合同准备阶段

这个阶段，一般会在合同文本拟定过程中出现合同条款不完整、内容不严谨、甚至存在重大疏漏和欺诈等问题。

2.合同签署阶段

在签署阶段，企业合同审批流程非常的复杂，往往需要经过部门负责人、法务、管理层、财务等多层审批，不仅耗时长，还很容易影响合同签署效率。另外，也极易存在合同被代签、冒签，合同印章管理不当，签署后合同被篡改、遭泄露等隐患。

3.合同履行阶段

在合同履行阶段，人工管理不易跟踪合同履行情况，重要节点无法及时处理，最终可能会导致合同纠纷的出现。

4.合同归档阶段

由于企业合同种类多，数量巨大，合同管理员需根据合同类型对纸质合同一一进行编号，并根据需求分门别类存放至相应的储藏柜中，比如按照公司分类，按照合同类别分类，或者按照时间分类等等。

为了保证合同管理的安全性，企业需准备独立的存储室进行合同管理。纸质合同容易受潮、易被蚊虫叮咬、被咖啡等液体污染，同时人工管理过程中也稍有疏忽，就会导致合同被偷窃、被损毁、被篡改等状况的发生。作为企业的合同管理人员，要保障合同安全，并且定期的对合同进行整理归纳。在这重复机械性的工作中极易出现人为失误的现象，同时巨量的合同查找起来也十分不便。

所以，合同管理是非常重要的工作，企业中合同管理岗位都是挑细心的人来做，尽管这样也容易出纰漏，因为合同量太大。一个企业合同管理的如何，也恰恰反映出企业的能力。一般合同管理人员需要经过专门的培训才行，而且要制定细致有效的制度。合同涉及到公司的机密，是非常重要的。为了避免发生纠纷和疏漏，也要有监管制度，这样才能保证合同管理人员不对合同做出违法的事。

根据我国《合同法》的有关要求，合同的基础条文包含签署双方的名字、居所、合同书目地、质量、总数、酬劳和价钱、履行地址、履行限期及其履行方法、合同违约责任和处理异议的方式等相关内容。在合同管理的全过程中，利用软件技术开展信息化管理工作，能够更好地开展合同的审批，保证合同的合规性、合法性以及合理性。而信息化管理技术的关键在于合同在线管理系统，如放心签电子合同系统。

利用合同在线管理系统，可以解决哪些问题呢？

1.提高合同签署效率

放心签电子合同不受时间和地域的限制，通过多种电子设备，可实现随时随地在线进行合同审核及签署等操作，充分提高合同签署效率，节省不必要的时间与人力成本。

2.合同安全签署，适应多种需求

放心签电子合同管理系统不仅可以满足不同企业内部审批流程的需要，同时能实现更高效和更安全的签署方式，支持多重验证签署方式，杜绝冒签、代签，合同被泄露、篡改等隐患。

3.合同在线管理便捷且安全，成本低廉

①合同归档：合同签署完后，放心签电子合同管理系统会自动通知归档人员入库归档，归档信息包括了合同金额、起止时间、合同执行状态等各标签。

②合同检索：放心签电子合同管理系统支持关键词搜索、按组织架构/文件类型分类快速查找，一键搜索让文件归类管理更便捷；

③合同借阅：合同被归档入库后会自动加密，其他人如需查看则需要申请借阅权限，权限可细分至每位人员，也可按时效性开启，到期自动回收阅读权限；

④合同下载：电子合同签署完后保存在云端存储，企业可随时随地下载合同查看合同内容详情。

4.在线签署合同法律效力与纸质合同相同

《中华人民共和国电子签名法》规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。放心签电子合同采用了实名认证技术、防篡改技术、 第三方取时技术，与纸质合同具有同等的法律效力。

合同管理是公司经营管理过程中的一项必不可少的重要工作，相比传统的纸质合同管理流程，无论是性能还是效率，电子合同管理流程显得更加方便快捷，也将更适合互联网企业高速发展的需要。