电子邮件，是我们办公中应用最广泛的一种公文，如何利用它高效沟通，大有学问。邮件使用会涉及到撰写邮件、收邮件、发邮件，我们就从这3个方面来说明。

一、邮件撰写

一封受领导称赞的邮件须做到：收件人、抄送人选取恰当，主题明确，正文简明扼要、重点突出、诉求明确，落款完整，附件无误，格式整齐美观。

1、收件人、抄送人选取恰当

简而言之，不论是收件人还是抄送人，都是与所涉事宜相关的人。收件人选择直接当事人，就是必须对事件知晓或响应的人，而抄送人则是通知他知晓，即使邮件被对方忽略也不会产生什么负面影响。

邮件汇报重要事项时，如果你认为有必要让直接上级知晓，可抄送给直接上级。如果更高一级领导没有参与也没有得到直接上级授权，就不要越级发送。

2、主题明确

通常格式是：所涉主要事项＋需要收件人做出的响应动作，让收件人一目了然，如“某某项目合作方案，请批复”、“某某渠道合作协议，请审核”等等。

邮件主题最好单一，忌讳将毫无关联的几件事放在一个邮件中。

如果邮件内容特别紧急，还可在主题中添加特定形容词予以强调，如＂【紧急】某某项目付款申请，请批复＂，＂【重要】业务管理规范最新修订，请研读＂

非常忌讳：

1）主题为空，这很容易让人对你的职业性产生怀疑

2）以上传附件的文件名默认为邮件主题，没有收件人明确的响应动作要求：这很容易让收件人忽略。

3）主题庞杂，同一封邮件包括多项无关联的主题

3、正文要求简明扼要，逻辑清楚，重点突出，诉求明确。

在撰写正文时，除了从你的专业研判角度提供你认为的最重要的信息外，还应该从收件人的角度换位思考，他收到邮件做响应时需要了解哪些信息？

邮件正文宜采用金字塔结构，即结论先行，下面是对于结论的层层说明，最后要求回应。

故邮件正文会首先说明这封信涉及的事情是什么，需要大家做什么决定；然后提供此事的背景信息，情况说明，响应的时间要求等，最后请求响应。

如果收件人需要做的决策事宜各有不同，可在正文一一列出，以便收件人对号入座，快速响应。

正文中需要收件人特别关注的信息，可以加粗或用别的颜色字体来强调。

4、附件

最容易犯的错误是忘记上传附件上传的附件错误，尤其容易出现版本错误，需要发邮件前再三检查。可以把附件核心内容摘录出来，在正文中体现，方便收件人快速决策。

5、发件人落款

非常忌讳发送邮件时不落款，可以在邮箱中设置自动添加签名，签名中一般包括姓名、公司名称、地址、邮箱、手机、线上通讯工具。

6、格式要整齐美观

基本要求是字体统一、字号相对一致，段前统一左对齐，段间距一致，段前可空一行，用色不超过3种，不要使用荧光色字体。

一定要自动换行，杜绝使用手动换行，否则用手机接收时，一句完整的话会被断得七零八落。

二、发邮件后要追踪

如果邮件非常重要，你需要第一时间通过电话或即时通讯工具提醒收件人接收并响应。

你也需要主动跟进响应的进展，尤其是时间紧迫的事项，确保在要求的时限前完成。

如果需要向相关人员通报最新的进展，最好是在该事件上一封邮件的基础上回复全部来通报，这样让同一主题的事件进展尽可能在一封邮件中就可以体现。

三、收到邮件后聪明处理

我们可以每天安排两三次对邮件集中处理，不用随时去刷新邮箱。不管自己是在收件人或抄送人中，都需要看看邮件是否需要自己做出响应。

如果紧急的事宜，尽可能第一时间做出回复，即使暂时无法决策，也可以回复邮件已收到，会在某某时间前予以回复。这会给人留下你对工作快速响应的好印象。重要邮件，可添加星标符号，便于提醒自己及时处理。

回复时是回复发件人还是所有人也需要根据情况而定，如果你的响应动作与其他收件人是有所关联的，则回复全部；如果没有关联，就没必要回复全部人。

邮件只是我们职场上小小的细节，但我们在职场上的形象都是由这些小细节一点一点构成，处理好这些，有利于我们职场良好形象的建立。