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合规实操指南 | 如何制定一份合规行为准则?

添加时间:2024-02-07

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合规管理制度需要根据企业的规模、性质和复杂性及其运营环境来确定,具体说明以下相关内容:企业合规管理的内容和范围;合规与其他职能部门的融合度,比如治理、风控、审计和法务;合规与运营政策、程序和流程的融合度;合规职能部门的独立和自主程度;管理和报告合规问题的职责;管理与内部和外部利益相关方的关系原则;关于行为和责任的必要标准;不合规的后果等等。

企业需要结合自身的特点、发展程度以自身所处地区、行业和领域建立特定风险导向的合规管理制度。公司也可以结合自身业务模式,根据经营所处的国家和地区现行的法律,制定针对特殊话题的合规管理制度。本章仅就最基本合规管理制度展开讨论。

对于一个企业的合规管理体系而言,行为准则的地位是至高无上的。它是一切合规工作开展的总的原则性指导文件,是对企业和全体成员一切行为具有约束力的标准。任何其他的合规制度与流程必须基于行为准则这个总的原则来制定和补充完善。

也正因为行为准则的独一无二的地位和重要性,合规从业者在制定企业的行为准则时要经过审慎、全面而深入的调研,综合分析企业所处的外部环境,包括法规政策、政治与经济形势、社会文化环境、利益相关方的期待,还要全面了解企业内部的各种因素,比如企业的核心价值观、战略目标、现有政策规范、企业结构和治理框架、风险形势以及其他现实条件如企业规模、行业特点、企业文化等。

在全面深入的内外部环境条件综合分析的基础之上,所制定的行为准则才能既体现合规的基本要求,又与企业现实情况贴合,同时符合外部的法规及发展形势要求等,真正发挥指导一切合规工作,为合规目标的达成以及企业长期健康发展保驾护航的切实有效的保障作用。

通常情况下,企业的行为准则可包含几个方面的主要内容:

(1)企业的核心价值观、合规的目标以及两者之间的内在联系;

(2)合规的内涵;

(3)企业最高的治理机构对于合规的立场态度,比如“零容忍”;

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(4)行为准则的适用范围,通常适用于企业及其全体成员;(5)行为准则的地位,通常是高于一切其他内部政策流程等;(6)企业适用的合规行事标准,如法律、行业标准、道德标准等;

(7)企业成员适用的合规行事标准,如法律、行为标准、道德标准等;

(8)违规的应对方式、违规的后果等。

其中,企业以及全体成员适用的合规行事标准是行为准则的主体内容,在制定时,应在综合考虑企业内外环境、企业价值观以及企业所有业务活动现行有效的法律基础上制定,体现企业面临的主要合规风险并明确提出企业及成员行为应对标准。

行为准则的内容尽量简洁并提纲挈领,只针对企业及成员的经营行为及工作行为作原则性描述,指出企业明确的合规期待,力求让全体成员一目了然地清楚一切商务活动中应把持怎样的道德标准,而无需对流程与操作细节做具体描述。

以汽车企业为例,行为准则可包括:与政府机构和政府官员打交道、商业行为中的廉洁自律、有关质量的标准、企业社会责任、环境保护、反腐败、与竞争者和商业伙伴以及与外国政府和客户打交道时的行为应对等。

行为准则的发布面向全体适用对象,即全体企业成员。无论以何种方式发布给受众,都要尽可能使全体成员以最方便快捷的方式获取行为准则的全部内容。

发放行为准则的同时,企业应做好针对行为准则内容的宣传和培训,让全体成员认识行为准则的重要性和权威性,并理解行为准则的具体要求。

当然,行为准则作为权威合规制度,需要与最新的内外部要求保持一致,这就需要行为准则的制定者对内容进行不定期更新,必要时再版行为准则的全部内容。

(完)注:本文摘自王志乐教授主编的《合规五—建立有效的合规管理体系》

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