《员工手册》如何合法实施，员工手册精品模板合集

引言

无规矩不成方圆。企业在发展壮大的过程中，必不可少的要做劳动合规，笔者在为顾问单位提供劳动合规的过程中发现，企业HR对制作《员工手册》意见稿后关于如何合法合规实施，并没有法律概念，需要律师参与。从劳动争议的代理经验来看，中小企业在与劳动者之间的争议中，企业尤其在调岗调薪、违纪解除中相关的法律依据、操作程序上都是不符合法律规定的，极易造成败诉。要想在人力资源管理中更加优化，制定员工手册是开端。制定员工手册需要企业管理层、HR与员工的参与，需要律师的参与。关于员工手册意见稿起草后，如何合法实施员工手册，需要根据相关法律规定来处理。现做个简单的总结指引，以供参考。

一、制定有效合法的员工手册的必要性

1.相关法律依据

根据《劳动合同法》第四条第二款明确：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。第四款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

这是法律强制性规定，是判断用人单位员工手册是否合法有效的法律依据，总结起来即用人单位须履行“内容合法”、“民主程序”、“公示告知程序”。本文主要讨论《员工手册》 “民主与公示”实施程序。

2.《员工手册》制定程序存在漏洞，用人单位败诉风险系数极高

制定或者修订《员工手册》必须经过民主程序方为有效，否则可能会留下巨大的安全隐患，一旦诉讼，用人单位败诉风险极高。毫不客气的说，如若劳动争议中劳动者主张企业依据的《员工手册》内容进行处罚、解除劳动关系，一旦劳动者提出此份《员工手册》未经民主与公示程序，仲裁员（法官）会直接让用人单位举证证明作为本案处理依据的《员工手册》制定和实施程序的民主性和公示性。假设用人单位无法举证或者举证证明证据存在瑕疵，仲裁员（法官）会直接让用人承担无法举证的不利责任。如今年公开的的案例(2021)沪民申260号，其一审判决要旨如下：公司无法举证《员工手册》履行了民主程序和公告或送达刘某程序，以该《员工手册》为依据的解除系违法解除，公司被判支付赔偿金.75元。

二、如何制定合法有效的员工手册（1） 关于民主制定程序

用人单位在制定、修改企业内部规章制度时，应充分履行民主程序，具体可参照以下常规步骤进行：01

第一步

选举职工代表。

第二步

将规章制度制定的目的、内容、程序等问题提交职工代表大会讨论，做好会议记录，由到会的所有职工代表签名。

第三步

由用人单位方及职工代表方提出规章制度的方案，或对规章制度的内容提出意见，同时做好记录留痕。

第四步

与工会或者职工代表进行平等协商，针对各方提出的方案或意见，进行协商，对意见接受的，加入规章制度文本，不能接受的，说明理由。此协商环节，做好记录留痕。

也许有的企业说自己没有职工代表大会，也没有工会，又有员工分布在全国各地，或者派遣人员较多不在本单位工作，不具有走民主制订程序的条件。这些情况是是有的，但企业要根据自身用工情况，在法律框架范围内来操作。在企业发展壮大的时候，管理者的管理思维要跟上企业的发展，将企业的经营成本降到最低的同时需要劳动用工合规相匹配。企业根据自身情况因地制宜的选择合规的手法是有很多种途径的。

（2）公示程序

从操作层面上来看，管理层做出制定《员工手册》决定，提出草案、修订稿或讨论稿，其中企业管理层、HR、律师共同参与，公示程序主要有以下三种方式。

1.书面告知

将意见稿下发到各个职能部门，同时下达一份通知，要求各职能部门监督该部门所有员工签收草案。

2. 通过企业微信群、电子邮件或者其他电

子系统进行

通过电子邮箱、OA系统、微信群、钉钉等方式，向所有员工发送《员工手册》草案、修订稿或讨论稿，让公司网络管理人员将公司员工的电子信箱，设定为收到邮件后自动回复状态；同时在邮件等电子正文中写明，限定大家一定期限内提出具体意见或者建议（时间长短可以自行调整）。如果采取电子方式，建议同时告示栏附近放置《员工手册》稿纸质版，以供随时阅览，目的都是让员工充分知晓。

3.召开会议

下发员工代表会议的通知，包含会议形式、主题、时间等内容；召开员工代表会议，讲解员工手册修订的意义、背景、修订过程、重要内容讲解，号召员工代表提出修改意见，并做好会议记录和拍照；汇总员工代表反馈的意见，分情况进行处理，做进一步的修订，制定出最终版本的《员工手册》。

4.公告方式：在单位的公告栏或者单位网站上公告。

收集意见操作手法如上述一致。但收集意见要保存纸质文件。

总而言之，不管什么方式，意见收集期间将已经收集到意见进行展示，并告诉大家哪些地方根据员工提议做了修改，哪些地方需要管理层讨论后决定。只要体现民主精神，实现员工参与管理和监督的职能，能达到合规要求即可。通过民主程序制定的《员工手册》或是相关规章制度，强调了契约精神，用民主程序实现了企业与员工的协商、沟通过程，明确了企业与员工各自的权利与义务，制定符合市场趋势的“双适”型《员工手册》，以便更好地实现企业战略目标。

三、总结：不同的企业应因地制宜，合法实施《员工手册》

站在企业的角度来看，结合企业管理模式，根据《劳动法》第8条、56条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条，需保证《员工手册》实施民主与公示程序合法。重点注意几点：

1.《员工手册》的正式发布以用人单位发布，而不是某职能部门，发布主体必须是用人单位的名义；

2.HR在公示栏放置纸质版本的《员工手册》留痕时若选择拍照，需要保存原始载体且显示拍照日期；

3.从告知的角度讲，在新员工入职签订劳动合同时，应当让员工签字确认，已收到某《员工手册》，愿意遵照执行。

示例：“乙方确认已收到甲方依法制定的《员工手册》文件，确认已经充分阅读并愿意遵照执行”。

最后一点，在解雇环节，用人单位要知道解雇是劳动人事风险高发环节。依据《员工手册》解雇员工，要循序渐进，企业管理人员及HR要有《员工手册》是用人单位与员工的契约，双向约束，而不是企业单项约束，因此，在进行一系列人事管理、调整时要做好充分评估、精通固定证据环节。

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